Tipy a triky
27.07.2023
Skillmea
Zásady time managementu, vďaka ktorým budete pánom času
Chcete zvýšiť svoju produktivitu, dosahovať stanovené ciele, zlepšiť psychickú pohodu a znížiť množstvo stresu? Time management je kľúčom k úspechu i spokojnosti.
Deň má 24 hodín a je len na nás, ako s nimi naložíme. Ak aj vy v každodennom živote stretávate ľudí, z ktorých žiari vnútorná harmónia, majú okolo seba dobrých priateľov, sú produktívni a dosahujú úspechy v tom, čo robia, vedzte, že aj vy môžete patriť medzi nich.
Avšak chce to vystúpiť z komfortnej zóny a osvojiť si zopár zručností, ktoré vám pomôžu s organizovaním a plánovaním času na prácu, vzdelávanie sa, oddych, rodinu, koníčky a budovanie vzťahov. Aj vďaka tomu môžete byť oveľa zdravší, spokojnejší a úspešnejší ako dnes.
Ako to dosiahnuť? Pomôže vám efektívny time management.
Čo je to time management? Jednotná definícia pre pojem time management neexistuje. Môžeme ho definovať ako proces, v rámci ktorého vedome plánujeme a kontrolujeme čas strávený pri konkrétnych zadaniach, projektoch či úlohách s cieľom zvýšiť efektivitu.
To znamená, že techniky time managementu pomáhajú lepšie si zorganizovať deň a rozdeliť si čas na to, čo je podstatné. Vďaka nim je možné zvládnuť aj náročné úlohy za kratší čas a nebyť pod tlakom preto, že horia termíny.
Time management je dôležitou súčasťou rozvoja osobnosti a jedným z pilierov zdravého životného štýlu. Pomáha nám žiť život naplno.
Prečo je time management dôležitý? Život je plný krásnych chvíľ, ale aj výziev. Neraz sme nútení robiť nielen to, čo nás baví, ale aj to, do čoho sa nám príliš nechce. Čo s tým? V prvom rade je dôležité zmeniť vnútorné nastavenie a nájsť aj v menej obľúbených činnostiach zmysel.
Samozrejme, opomenúť nemožno time management, ktorý pomáha s plánovaním a dosiahnutím výsledkov za kratší čas.
Aké sú výhody time managementu? Každý z nás by mal byť tvorcom svojho života a nie jeho obeťou. V tom hrá rolu aj organizácia času. Time management prinesie do vášho života vyššiu kvalitu a aj tieto benefity:
• nižšiu úroveň stresu,
• viac energie,
• dosahovanie cieľov s vyššou efektivitou,
• jednoduchšie stanovovanie si životných a pracovných priorít,
• vyššie sebavedomie,
• vyššiu kvalitu práce,
• viac dôvery,
• work-life balance (rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom),
• nižšiu mieru prokrastinácie a
• viac úspechov. [Zdroj: freepik.com]
Užitočné tipy, ako efektívne riadiť svoj čas Ak máte v riadení svojho času medzery, prinášame vám niekoľko tipov pre time management, ktoré vám pomôžu v dosahovaní cieľov i pocitu spokojnosti. Čo je dôležité?
Urobte si analýzu stráveného času Skôr, ako sa pustíte do nastavovania cieľov a hľadania techník riadenia času, je potrebné analyzovať aktuálnu situáciu. Vytvorte si orientačný harmonogram, aký dlhý čas trávite pri nasledovných aktivitách:
• škola alebo práca,
• dochádzanie do školy alebo práce,
• učenie sa do školy alebo dorábanie pracovných záležitostí doma,
• četovanie, odpovedanie na maily, sledovanie sociálnych sietí a venovanie sa obsahu na webe,
• domáce práce,
• sledovanie televízie,
• hranie na počítači,
• voľnočasové aktivity,
• čas strávený s rodinou a priateľmi a tak ďalej.
Pri zisťovaní aktuálneho stavu stráveného času nezabudnite ani na prokrastináciu či činnosti, ktorými “zabíjate” čas, ako neproduktívne myšlienky, zbytočné rozhovory či aktivity.
Ak zistíte, že vaším problém je, že trávite veľa času na internete, obmedzte sledovanie sociálnych sietí. Trápi vás prokrastinácia? Venujte čas tomu, čo je prokrastinácia a ako sa jej zbaviť. Stanete sa oveľa efektívnejšími.
Stanovte si ciele a priority Stanovenie cieľov a priorít môžete urobiť podľa vlastného úsudku, alebo využiť niektorú z užitočných techník. Jednou z nich je Eisenhowerova technika. Jej podstata spočíva v pochopení toho, že time management je o tom, že sa musíte venovať dôležitým, ale aj naliehavým veciam.
Na elimináciu stresu z veľkého množstva projektov s urgentnými termínmi, je potrebné pochopiť nasledovné:
• Dôležité aktivity sú dôležité pre nás, lebo vedú k dosiahnutiu osobných alebo profesionálnych cieľov.
• Naliehavé (urgentné) činnosti zvyčajne súvisia s dosahovaním cieľov iných, lenže treba ich vyriešiť so sústredením a pozornosťou včas, inak to má negatívne dôsledky.
Ak poznáte rozdiel medzi týmito dvomi termínmi, potom si všetky činnosti rozdeľte podľa Eisenhowerovej matice nasledovne:
1. Dôležité a naliehavé úlohy vykonajte ako prvé, pretože sú to vaše priority.
2. Dôležité, ale nie naliehavé činnosti môžete pokojne odložiť na neskôr.
3. Nedôležité, ale naliehavé aktivity delegujte na iných, ak je to možné, pretože nevedú k dosahovaniu vašich cieľov.
4. Nedôležité a nenaliehavé činnosti môžete vymazať, alebo sa im venovať vo voľnom čase.
Eisenhowerova technika sa dá ešte viac zjednodušiť a to tak, že úlohy rozdelíte na dôležité a naliehavé, pričom prioritou by mali byť vždy dôležité úlohy. Tie totiž vedú k dosiahnutiu cieľov v osobnom či pracovnom živote. [Zdroj: freepik.com]
Vyskúšajte metódy na efektívne riadenie času Po rozdelení úloh podľa priorít sa pustite do práce. Avšak ak je vaším problémom prokrastinácia, multitasking alebo máte ťažkosti s koncentráciou, osvojte si pomodoro techniku.
Pomodoro technika vychádza zo skutočnosti, že mozog k plnému výkonu potrebuje prestávky, ktoré sú krátke, ale časté. Je to spôsob, ako predchádzať ťažkostiam s koncentráciou, únave, chybám z nepozornosti či prepracovanosti.
Ako používať pomodoro techniku v praxi?
• Pripravte si časovač, papier a pero.
• Vyberte si z napísaného zoznamu úloh prvú, ktorá je dôležitá a naliehavá. Časovač nastavte na 25 minút (alebo na iný vyhovujúci interval) a pustite sa do práce. Snažte sa sústrediť a nenechajte sa rozptyľovať telefonátmi, rozhovormi s kolegami či odpovedaním na maily.
• Po uplynutí 25 minút si na papier nakreslite prvú paradajku a dajte si prestávku v trvaní 3 až 5 minút. Tá sa dá využiť na doplnenie pitného režimu, krátku prechádzku alebo cvičenie.
• Po prestávke si opäť časovač nastavte na 25 minút. Po nich si dajte krátku prestávku.
• Akonáhle na papieri uvidíte 4 paradajky, máte nárok na 20 až 30-minútovú prestávku.
Pri organizovaní času je skvelým pomocníkom Dote Timer. Jednoducho si v ňom vytvoríte TO DO list. Oceníte na ňom aj to, že súčasťou je odpočítavací časovač využiteľný aj pri pomodoro technike.[Zdroj: freepik.com]
Time management ovplyvňujú pracovné prestávky a prostredie Na time management má vplyv viacero faktorov, pretože každý z nás je originál. Nemali by sme zabúdať na biorytmy, zdravú, pestrú a vyváženú stravu, pitný režim a pohyb. Samozrejme, rolu zohrávajú aj pracovné prestávky a prostredie. Čo pomáha?
• Udržiavajte na svojom stole poriadok.
• Obklopte sa zeleňou, ktorá priaznivo ovplyvňuje pracovný výkon.
• Naučte sa, ako zdravo sedieť pri počítači.
• Ak nevyužívate pomodoro techniku, prestávku si doprajte každých 30 minút.
Work-life balance ako súčasť time managementu Podľa Cambridge Dictionary je work-life balance “množstvo času, ktorý strávite vykonávaním svojej práce v porovnaní s časom stráveným so svojou rodinou a robením vecí, ktoré máte radi.
Rovnováha medzi pracovným a súkromným životom znie krásne, avšak v reálnom živote sa dosahuje iba ťažko. K pocitu naplnenia a vnútornej harmónie je dôležité sa k tomuto stavu aspoň priblížiť.
Ak sa vám to podarí, môžete sa tešiť na nasledovné výhody:
• lepší zdravotný stav,
• nižšia únava,
• lepšie sociálne vzťahy,
• vyššia produktivita,
• nižšie riziko vyhorenia,
• vyššia miera všímavosti (zameriavania sa na tu a teraz),
Tipy, ako sa priblížiť k work-life balance Dosiahnutie, alebo priblíženie sa k work-life balance si vyžaduje vedomé úsilie. Čo vám v tom pomôže?
• Naučte sa hovoriť nie.
• Obedňajšiu prestávku využite na kvalitný obed bez moderných technológií.
• Požiadajte zamestnávateľa o flexibilný pracovný čas alebo možnosť pracovať čiastočne formou home office.
• Vytvorte si ranné rituály, ktorým sa budete venovať každé ráno po zobudení. Môžete začať otužovaním v sprche, pokračovať meditáciou alebo modlitbou, po nej čítať a popíjať čaj a potom si spísať plány na daný deň podľa priority.
• Nastavte si hranice nielen v práci, ale aj doma.
• Investujte čas a energiu do budovania vzťahov.
• Naučte sa úlohy delegovať.
Moderné aplikácie a knihy, ktoré vám pomôžu v time managemente Keďže žijeme vo svete, ktorého súčasťou sú moderné technológie, s time managementom vám pomôžu aj aplikácie, ako napríklad Any.do, Tmeric, RescueTime, Google Calendar, ToDolst a ďalšie. Každá z nich má svoje výhody i nevýhody, a preto si vyberte takú, ktorá vám najviac vyhovuje.
Ak preferujete klasiku v podobe kníh, knihy o time managemente vám pomôžu rozšíriť obzory a nájsť spôsob, ako najlepšie riadiť svoj čas a dosiahnuť work-life balance.
Využite online kurz Efektívny time management Ak túžite lepšie plánovať a využívať svoj čas, určovať si priority, zlepšiť plánovanie úloh, nájsť zlodejov vášho času a mnoho ďalšieho, využite kurz Efektívny time management.
Okrem iného vás dozaista potešia bonusové materiály v podobe praktických úloh, ako je analýza časových pascí, osobný status delegácie či cvičenie “Start-Stop-Continue” na konci kurzu.
Tím Skillmea
